Neste artigo, aproveito a dúvida apresentada por um usuário do Vtiger CRM, sobre o problema que está enfrentando com o direcionamento de seus e-mails, para a caixa de spam do destinatário, para comentar um pouco sobre este tema.

Antes de mais nada, cabe ressaltar que nem sempre o fato de ter disparado seus e-mails através do Vtiger, pode ser esta a causa de suas mensagens terem sido encaminhadas para Spam. Veja abaixo, pelos menos 10 outras possíveis causas para seu e-mail ser encaminhado para Spam.

 

10 Motivos para minhas Mensagens caírem em Spam

Muitas variáveis podem afetar a entrega dos seus e-mails, levando-os para caixa de spam do destinatário. Sem entrar em maiores detalhes técnicos, podemos destacar pelo menos 10 principais motivos:

1. Ausência de configuração do DKIM

Tecnicamente o DKIM (DomainKeys Identified Mail) fornece um método para validar uma identidade de nome de domínio associada a uma mensagem através de autenticação criptográfica.

Ao configurar o DKIM, os servidores do seu Provedor passam a assinar digitalmente todas as mensagens enviadas colocando no cabeçalho do e-mail as informações da chave gerada. O servidor destinatário ao receber irá validar esta chave consultando a tabela de DNS do seu domínio.

Com esta verificação o servidor de destino consegue confirmar se o e-mail enviado foi modificado ou está sendo enviado de algum outro servidor que não tem autorização de envio.

O DKIM é configurado na tabela de DNS de seu domínio com uma entrada TXT, aonde é informado a chave pública gerada pelo servidor.

Para configurar seu DKIM, entre em contato com o serviço de suporte do seu Provedor de e-mail.

 

2. Ausência de configuração do SPF

SPF é uma abreviação de “Sender Policy Framework” e trata-se de um sistema que evita que outros servidores enviem e-mails não autorizados em nome de seu domínio.

 O SPF é configurado na tabela de DNS de seu domínio com uma entrada TXT, aonde é informado os servidores que tem autorização de enviar e-mails utilizando o seu domínio.
 Quando um e-mail é recebido, o servidor do destinatário verifica se o servidor que esta enviando tem realmente autorização de uso do domínio. Caso o servidor não tenha, o e-mail é rejeitado.

Para configurar seu SPF, entre em contato com o serviço de suporte do seu Provedor de e-mail.

 

3. Seus e-mails são ignorados e eliminados pela maioria das pessoas

As grandes empresas provedoras de serviços de e-mail (ISP – Internet Service Provider ou Provedor de Serviço de Internet), como o Gmail, Hotmail e Yahoo, acompanham atentamente a forma como as pessoas reagem aos e-mails.

Quanto mais as pessoas abrem, respondem, reencaminham ou clicam nos e-mails que recebem, mais os ISPs aumentam a reputação de quem os enviou.

Desta forma, se os e-mails que envia não são abertos, nem respondidos, reencaminhados ou clicados, então, trata-se de ponto negativa para sua reputação como emissor das mensagens, colaborando assim para que seja considerado um spammer.

 

4. Seus e-mails são marcados como spam por muita gente

Além de manter as configurações técnicas mencionadas nos tópicos 1 e 2 acima, em dia, é necessário garantir que seus destinatários estão realmente interessados em receber seu conteúdo. Afinal, não é uma boa prática enviar mensagens e-mails para pessoas que não pediram para recebê-las. Desta forma, mantenha sua base de leads sempre higienizada, mantendo somente aqueles realmente engajados e interessados em seu conteúdo. De outra forma, é quase certo que seus e-mails serão marcados como spam.

 

5. E-mails enviados para muitos endereços inválidos ou abandonados

Caso sua lista de e-mails não seja de boa qualidade (antiga, adquirida de terceiros etc), existe uma grande chance de conter e-mails com problemas, em função dos destinatários não os utilizarem mais (e-mails inativos) ou ainda, por apresentarem domínios inexistentes.

Estes problemas provocam erros de entrega, conhecidos como bounces. A ocorrência do bounce acabam levando a recusa da mensagem enviada e sua devolução para o servidor de origem, o que acaba prejudicando a reputação do remetente.

 

6. E-mails enviados para Spam Traps

Um Spam Trap é um endereço de e-mail criado de propósito para identificar spammers. A maior parte das listas de contatos compradas ou recolhidas em massa da Web está cheia deles e basta um único para arruinar a sua reputação.

As Spam Traps são ferramentas utilizadas por provedores de e-mails (Gmail, Hotmail, etc) para identificar remetentes de mensagens indesejadas, para usuários que não são opt-in, ou seja, que não solicitaram receber e-mails daquele destinatário.

Portanto, evite utilizar listas de e-mails adquiridas de terceiros e procure formar sua própria lista a partir de ações de marketing digital.

 

7. Seu e-mail pode estar em alguma Blacklist

As Blacklists ou em tradução literal, “Listas Negras”, foram criadas para auxiliar empresas e pessoas a lidarem com as mensagens indesejadas, os Spams. Tratam-se de listas que agrupam e-mails, endereços de IP ou domínios que foram previamente denunciados como disseminadores de mensagens consideradas SPAM. De forma geral a denúncia é realizada pelos próprios receptores destas mensagens, por não terem autorizado o recebimento destes e-mails. [p.e. consulte aqui e verifique se seu domínio está em alguma Blacklist]

 

8. Você não incluiu em seu e-mail um link com  opção de sair da lista

Ao realizar suas campanhas de e-mail marketing, é fundamental inserir, no final do e-mail, a opção de sair de sua lista de contatos (opt-out). Desta forma, se o destinatário não tem interesse no conteúdo que está enviado, terá a liberdade de remover seu e-mail e não ser mais importunado. Esta prática, tende a evitar que o destinatário marque seu e-mail como spam.

9. Você não incluiu, no seu e-mail, o endereço físico da sua empresa

Incluir no final dos seus e-mails (no rodapé), informações referentes ao endereço físico de sua empresa (rua, cidade, cep etc), tende a ser um fator positivo no processo de construção da sua reputação como emissor de e-mails.

10. Você utilizou palavras, no Assunto do seu e-mail, consideradas como sendo de uso de Spammers

A depender o tipo de assunto de sua mensagem, os Provedores de serviço de e-mails, podem considerar que seu e-mail trata-se de sapm. Evite palavras tais como, Grátis, Promoção, Urgente etc, na linha de assunto do seu e-mail. Veja aqui, exemplos com 100 palavras que devem ser evitadas no assunto do seus e-mails.

 

Porque meus Emails enviados pelo Vtiger caem no Spam

Além das situações acima, o fato do Vtiger CRM inserir, no código dos e-mails que dispara, uma linha com um pixel de imagem, utilizado para rastrear os e-mails entregues (este recurso permite que o Vtiger identifique o número de vezes que um e-mail foi aberto pelo destinatário e registra esta contagem no CRM, na coluna Access Count, junto ao Lead, Contato ou Organização), pode levar, muitas vezes, os clientes de e-mail a considerar sua mensagem como uma ameaça e direcioná-la para a caixa de spam. Se habilitar a visualização do código HTML de um e-mail enviado através do Vtiger, irá identificar a mencionada linha de código, semelhante a apresentada abaixo:

<img src=’http://www.seudominio.com.br/seucrm//modules/Emails/actions/TrackAccess.php?record=56037&parentId=4786&applicationKey=fe72be5cc55d1d482f83xxxxxxxxxxx’
alt=” width=’1′ height=’1′>

A título de teste, se seus e-mails são enviados observando todas as hipóteses acima listadas, poderá desabilitar no Vtiger (aqui considerada a versão 6.x), a linha de rastreamento inserida nos e-mails disparados pelo mesmo.

Para tanto, localize o arquivo record.php, localizado em /seucrm/modules/Emails/models/, faça um cópia do mesmo (para eventual necessidade de restauração), edite-o e comente o fragmento de código abaixo:

$ trackurl = “$siteurl/modules/emails/actions/trackaccess.php?record=$emailid&parentid=$crmid&applicationkey=$applicationkey”;
$ imagedetails = ” ” ;
return $ imagedetails ;

deixando-o assim:

//$trackurl = “$siteurl/modules/Emails/actions/trackaccess.php?record=$emailid&parentid=$crmid&applicationkey=$applicationkey”;
//$imagedetails = “”;
//return $imagedetails;

Se você realizar este ajuste, perderá a funcionalidade de rastreamento dos e-mails disparados pelo Vtiger CRM.

Após testes, com disparo de novos e-mails, caso o problema não seja resolvido, volte o arquivo “record.php” para sua versão original e observe mais atentamente se as demais alternativas apresentadas no início deste artigo, para solução do problema, estão sendo efetivamente observadas.

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